Kortfattat om integritetspolicyn

Denna integritetspolicy förklara och förtydligar hur shape IT green behandlar våra besökares och samarbetspartners personuppgifter enligt den allmänna dataskyddsförordningen (GDPR). Shape IT green följer nedanstående riktlinjer för att skydda din integritet i samband med detta.

Företaget shape IT green:

• ser till att all information lagras säkert.
• raderar den information som vi inte längre har användning för.
• använder inte information till annat än vad som anges.
• säljer ingen information till tredje part.
• ser löpande över integritetspolicyn för att förbättra den och öka din säkerhet.

1. Allmänt

Den här policyn beskriver hur säkerhet kring insamling och hantering av dina personuppgifter behandlas av shape IT green och dess ägare Ann Hallén. Integritetspolicyn gäller då shape IT green tillhandahåller tjänster och produkter vid köp, serviceärenden, besök på webbplats och vid all övrig kontakt med shape IT green.

2. Personuppgiftsansvarig

På shapeitgreen.se ansvarar Ann Hallén för insamlandet av personuppgifter. Med denna integritetspolicy informeras om hur hanteringen av dina personuppgifter säkerställs enligt gällande personuppgiftslagstiftning. 

Integritetspolicyn kommer löpande att uppdateras vid behov för att justera och förbättra den. Detta sker utan att aktivt kontakta dig för att meddela detta och det kommer inte att innebära att de rättigheter som anges här minskar.

Om du har några frågor kring integritetspolicyn, eller om du byter e-postadress eller vid andra ändringar av dina personuppgifter, kan du nå Ann Hallén på e-post eller post enligt nedanstående kontaktuppgifter:

Namn på personuppgiftsansvarig: Ann Hallén

E-postadress: ann@shapeitgreen.se

Postadress: Ostronvägen 31A, 815 45 Tierp

3. När behandlas dina personuppgifter?

Exempel på tillfällen då shape IT green samlar in och behandlar personuppgifter om dig är när du använder dig av webbplatsen www.shapeitgreen.se, när du bokar eller köper en tjänst eller produkt, tar kontakt för att få information eller service eller anmäler dig till shape IT greens e-postlista.

Personuppgifter registreras av shape IT green i samband med:

• att du besöker webbplatsen www.shapeitgreen.se
• att du fyller i ett kontaktformulär och/eller kommentarsfält på www.shapeitgreen.se
• att du anmäler dig som mottagare till nyhetsbrevet, exempelvis via ett formulär
• att du kontaktar shape IT green via e-post, post, telefon, webbplats eller via sociala medier
• att du öppnar ett mejl från shape IT green eller klickar på länkar i ett mejl
• att du bokar ett möte för rådgivning eller trädgårdsplanering
• att du beställer någon av shape IT greens tjänster eller produkter
• att du deltar i en undersökning eller tävling som anordnas av shape IT green
• att du lämnat dina uppgifter till Ann Hallén personligen, exempelvis på mässa eller event
  

Cookies:

Webbplatsen www.shapeitgreen.se använder cookies för att förbättra din användarupplevelse, exempelvis genom att komma ihåg uppgifter i ett formulär du fyllt i till nästa gång. Det omfattar också spårnings- och analysverktyg som hanteras av tredje part där dessa, i enlighet med GDPR, är ansvariga för insamlandet av informationen. 

Cookie är en liten textfil som webbplatsen du besöker begär att få spara på din dator för att ge tillgång till olika funktioner. Det går att ställa in sin webbläsare så att den automatiskt nekar cookies.

På denna webbplats används cookies från bland annat Google och Facebook. Detta för att du ska få en bra användarupplevelse och för att vi ska lära oss mer om hur vi kan förbättra webbplatsen och vilka som allmänt besöker den. Informationen används inte för att identifiera enskilda besökare.

Här kan du läsa mer om hur Google analytics och Facebook använder cookies.

Shape IT green använder cookies för annonsering online på tredjeparts webbplatser för tidigare besökare på vår webbplats. Detta betyder att jag kan annonsera mot tidigare besökare på min hemsida.

Ja eller Nej till cookies?

Du kan själv acceptera att ta emot cookies eller inte. Webbläsare som Internet Explorer, Firefox, Safari, Chrome och Opera tar emot cookies automatiskt, men du kan ändra dina personliga inställningar så att du inte accepterar Cookies. Om du väljer att stänga av möjligheten att ta emot cookies så kommer många webbplatser inte kunna ses eller utnyttjas maximalt.

Hur stoppar jag cookies?

Din webbläsare ger dig möjlighet att blockera cookies. Olika webbläsare och versioner av webbläsare fungerar på olika sätt, och kan skilja sig åt i hur man ändrar dessa inställningar. Nedan finns länkar till instruktioner för några av de vanligaste webbläsarna:

Google Chrome

Mozilla Firefox

Apple Safari

Microsoft Internet Explorer

Microsoft Edge

4. Vilka personuppgifter samlas in?

Du kan direkt eller indirekt komma att uppge information om dig själv på olika sätt, exempelvis när du bokar en tid för möte eller anmäler dig som prenumerant på nyhetsbrevet. 

Personuppgifter innefattar information som gör det möjligt att identifiera en person, exempelvis namn eller e-postadress. Vi samlar in så få uppgifter som möjligt för det aktuella ärendet och ingen känslig eller särskilt skyddsvärd data samlas in (exempelvis religion, hälsotillstånd, sexuell läggning eller facklig tillhörighet).

Exempel på personuppgifter som samlas in av shape IT green:

• Person- och kontaktinformation: namn, adress, telefonnummer, e-postadress.
• Betalningsinformation: fakturainformation, bankkontonummer, ip-adress och köphistorik.

5. Varför behandlar shape IT green uppgifter om dig?

Informationen som samlas in från dig vid bokningar och köp krävs för att shape IT green ska kunna tillhandahålla tjänster och erbjudanden samt för att du ska kunna ingå avtal med shape IT green.

Dina personuppgifter används till:

• att ge dig relevant information och service inom shape IT greens verksamhetsområde
• att skicka dig information med inspiration, erbjudanden och nyheter via e-post
• att hantera förfrågningar, bokningar, köp och betalning av tjänster och produkter
• att hålla kundregistret uppdaterat och aktuellt
• att skicka viktig information, exempelvis förändringar i villkor och policyer
• att uppfylla lagkrav gällande lagring av avtal och bokföring
• att ta betalt för tjänster och produkter samt för att leverera dessa
  
  

6. Var finns den samlade informationen?

Elektroniska dokument, korrespondens och utskrivet pappersmaterial för varje kund samlas i en specifik mapp (på dator, i e-postprogram samt i en fysisk mapp). Backup av elektroniska dokument sker till Google Drive/OneDrive/Dropbox samt till shape IT greens hårddiskar. Personuppgifter förekommer exempelvis i offert, avtal och fakturor, på ritningar och andra dokument, i e-postkommunikation samt i kommunikation via sms och sociala medier.

Information kan komma att delas till andra företag som behandlar data på uppdrag av shape IT green för att tjänster ska kunna utföras och produkter ska kunna säljas. Exempel på sådana tjänster är analys och distribution som är nödvändiga för att upprätthålla och tillämpa villkor. Vid all hantering av personuppgifter iakttas dock alltid hög säkerhet. 

Exempel på externa parter som shape IT green kan komma att dela nödvändig information med är tryckeri, redovisningsbyrå, IT-konsult samt eventuella samarbetspartners för projektet (exempelvis anläggningsfirma och handelsträdgård/plantskola). 

Personuppgifter kan även komma att lämnas ut om det är nödvändigt för att:

• tillmötesgå tillämplig lag, förordning, juridisk process eller begäran från verkställande myndighet
• tillvarata shape IT green's rättsliga intressen
• upptäcka och förebygga bedrägeri, säkerhets- eller tekniska problem.
  
  

7. I vilka register lagras personuppgifterna?

Följande digitala och analoga register används av shape IT green för att lagra personuppgifter:

Förfrågningar om trädgårdsplanering, service och rådgivning lagras hos e-postleverantören Websupport, i Microsoft Outlook 365, Microsoft OneDrive samt på shape IT green's hårddiskar.

Bokningar, samarbets- och kundregister, offerter, avtal och fakturor lagras i Microsoft OneNote, bokföringsprogrammet Bokio samt på shape IT green's hårddiskar.

Uppgifter lämnade i kontaktformulär och/eller kommentarsfält på shape IT greens Hemsida och sociala medier lagras hos Hemsida24/ Webbas och MailerLite/MailChimp.

Register för nyhetsbrevet sparas och hanteras av MailerLite/MailChimp samt lagras på shape IT green's hårddiskar.

Uppgifter lämnade vid köp av produkt eller tjänst på shape IT greens hemsida lagras i Zapier/Stripe/PayPal/Swish om köpet genomförts via deras tjänst, i MailerLite/MailChimp, samt i bokföringsprogrammet Bokio.

Vid leverans av fysiska produkter delas dina uppgifter med fraktbolaget PostNord.

Uppgifter lämnade i formulär för checklistor inför trädgårdsplanering och för undersökningar lagras av Hemsida24/Webbas, Microsoft OneNote, Google Drive, JotForm/TypeForm.

Moln- och backuptjänster som används av shape IT green är Dropbox, Microsoft One Drive samt Google Drive.

Analoga register förekommer även i form av utskrifter och anteckningar i fysiska kundmappar.

8. Hur länge sparas informationen?

Dina personuppgifter sparas så länge de är aktuella eller nödvändiga för de ändamål de samlats in för. 

Där e-postadresser samlats in och används för utskick angående information, nyheter, inspiration och erbjudanden gäller följande:

• Så länge du visar intresse för shape IT green genom att öppna och läsa nyhetsbreven görs inga åtgärder och du kvarstår i mejllistan.
• Om du under en längre period avstår från att öppna nyhetsbreven sparas din e-postadress i upp till 12 månader efter det senaste öppnade mejlet.
• På begäran kan du avsluta din prenumeration på nyhetsbrevet genom att avanmäla dig via en länk som finns längst ner i varje nyhetsbrev.
• E-post eller meddelanden via formulär med förfrågningar som inte lett till köp av tjänst eller produkt sparas i upp till 2 år för att ge möjlighet för dig att återkomma i ärendet kommande säsong(er).
• För trädgårdsdesignkunder sparas alla uppgifter, inklusive kommunikation via e-post, i upp till 5 år efter att designen överlämnats och kontakten oss emellan upphört för att du som kund ska få möjlighet att förverkliga designen och ge feedback och för att shape IT green ska kunna följa upp resultatet. Även eventuella klagomål på utfört arbete ska kunna kontrolleras mot e-postkommunikation angående tidigare överenskomna designåtgärder.

Viss information, exempelvis fakturor och verifikationer, sparas under längre tid än ovanstående enligt bokföringslagen.

9. Så skyddas dina personuppgifter

Med hjälp av industristandarder som SSL/TLS lagras, behandlas och kommuniceras känslig information som exempelvis personuppgifter och lösenord på ett säkert sätt.

10. Laglig grund för behandlingen av dina personuppgifter

När du lämnar personuppgifter till shape IT green registreras och lagras uppgifterna om dig samt behandlas för det aktuella ändamålet. Som rättslig grund för behandlingen av dina personuppgifter kommer shape IT green att hänvisa till uppfyllande av avtal, berättigat intresse, rättslig förbindelse eller samtycke.

11. Dina rättigheter

Du har rätt och möjlighet att påverka den information som sparas om dig. Vill du inte längre få utskick av nyhetsbrev med erbjudanden och information till din e-postadress kan du avregistrera dig via länken längst ner i nyhetsbrevet, alternativt kontakta mig via e-post till ann@shapeitgreen.se.

Du som har personuppgifter i mina register kan kontakta mig för att rätta och ändra dina uppgifter. Du har också rätt att begära registerutdrag av dina personuppgifter kostnadsfritt en gång per år. Din begäran ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla uppgift om namn och personnummer. Detta behöver jag för att säkerställa att jag lämnar ut uppgifterna till rätt person. Skicka din begäran om registerutdrag, information eller rättning av felaktiga uppgifter till: shape IT green, Ostronvägen 31A, 815 45 Tierp. Informationen kommer att sändas till din folkbokföringsadress.

Du kan också invända om du anser att uppgifterna inte behandlas på ett lagenligt sätt. Under vissa omständigheter har du rätt att få dina personuppgifter raderade. Detta gäller dock inte om jag exempelvis är skyldig enligt lag (t.ex. bokföringslagen) att bevara uppgifterna.

Mer information finns att läsa på Datainspektionens webbsida: https://www.datainspektionen.se/om-oss/kontakta-oss/

12. Friskrivningsansvar

Shape IT green kan när som helst, utan underrättelse, göra ändringar i innehållet på hemsidan och förbinder sig inte att uppdatera information eller material som finns på sidan. Om shape IT green länkar till en tredje parts hemsida är denna länkning enbart till för att underlätta för användaren och shape IT green har inget ansvar för innehållet på en sådan webbsida.

Senast uppdaterad: 2022-10-24